Como otimizar seus processos e ao mesmo tempo melhorar a experiência dos seus colaboradores.

Considerando todas as demandas e rotinas, no contexto das 37 normas regulamentadoras sobre saúde e segurança dos colaboradores, há um grande empenho e esforço, para que os times de recursos humanos, saúde e segurança consigam entregar todo seu trabalho no prazo, e cumpra as questões de compliance, exigida pelos órgãos reguladores, mas também pelas próprias políticas internas das empresas.

Ainda mais, recentemente muitas dessas normas sofreram mudanças significativas, inclusive a própria NR-7, que trata do PCMSO (programa de controle médico de saúde ocupacional) que passou a ser muito mais analítico e a fazer parte do PGR (programa de gerenciamento de riscos).

Independente dessas mudanças, esta regulação sempre trouxe uma série de processos e atividades a estas equipes, que pouco contaram com auxílio de tecnologia para poder ajuda-los nas demandas, e mais do que isso, que não trouxe estrutura e insumos suficientes para o objetivo principal: cuidar da saúde dos colaboradores, bem como o  gerenciamento de riscos sociais, ambientais e do próprio ambiente de trabalho.

Somando as duas situações, e já neste momento há um posicionamento do governo, que implantou desde o ano passado o eSocial, exigindo que as empresas comuniquem seus eventos em saúde e segurança de uma maneira contínua, pois provavelmente irá extrair importantes indicadores, e aplicar a legislação conforme as novas regras.

Se pudermos resumir de uma maneira muito breve, o centro deste ecossistema em saúde e segurança ainda está pouco definido. Como e quais serão os pontos de confluência, considerando a emissão de documentos, o compartilhamento de dados, e principalmente, o foco na saúde do trabalhador ?

Quais serão os impactos financeiros diretos e indiretos, quando considerarmos este novo cenário de saúde e segurança ?

Gerenciamento das rotinas

Dentre as iniciativas a serem tomadas pelos times de recursos humanos, a primeira seria a inclusão de um novo método, afim de definir os processos mais comuns envolvidos nesta rotina, e bem como as pessoas responsáveis por estas tarefas, e centralizar todas em uma mesma plataforma, para que seja possível iniciar pontos fundamentais nesta reestruturação:

1. Automatizar as tarefas para todos os responsáveis, já programando datas específicas com prazos para sua conclusão, inclusive os exames ocupacionais a serem realizados;
2. Fazer a inclusão dos documentos e relatórios emitidos previamente, seja o PCMSO, LTCAT entre outros,  para que possam ser revisados novamente;
3. Estruturar o prontuário médico, para que sejam feitos os atendimentos dos trabalhadores, já de maneira estruturada, que possibilite a extração destas informações, para gerenciamento dos indicadores, bem como a construção de todos os documentos e relatórios.
4. Digitalização de todos os documentos em relatórios em saúde ocupacional.

A partir desta iniciativa, colocando todas as pessoas envolvidas no mesmo ambiente, inicia as mudanças de fluxo operacional, porém já com mensuração de indicadores,

• Operacionais: tempo de agendamento, cumprimento dos prazos de documento e relatórios, tempo de onboarding dos novos colaboradores, entre outros;
• Assistenciais: fatores de risco de saúde mais comuns por setores, doenças crônicas mais incidentes por função, gênero, faixa etária, doenças ocupacionais que mais resultaram em afastamentos, etc;
• Ambientais: riscos que mais geraram absenteísmo, áreas produtivas com maior índice de afastamentos, etc;

Esses são alguns exemplos que simplesmente estruturando o papel de cada profissional, alimentando a plataforma e gerenciando suas demandas, pode-se obter importantes insights para construção do plano de ações. Este será dimensionado a criação de uma matriz de gerenciamento de riscos, que inclusive fará parte da elaboração do próprio PGR (programa de gerenciamento de riscos), uma importante mudança recente, dentro da NR-1.

Com estas mudanças, além de otimizar tempo da equipe envolvida neste gerenciamento, o foco agora tem um direcionamento muito ligado a cultura de saúde na empresa, e recoloca no centro de todo este ecossistema o colaborador.